Конференции – организация конференций, выставок и мероприятий: вопросы, идеи, решения.

21.05.2011

Организация и проведение конференций.

Конференции и деловые события – неотъемлемая часть бизнес-процессов в любой динамичной компании. С чего нужно начинать планирование конференции, выставки, делового evente?

Во-первых, с определения задач предстоящего события и выбора надежного и профессионального исполнителя. К примеру, набирая в поиске – «организация конференций Москва» или «организация конференций за границей», Вы получаете множество вариантов от различных event-агентств с предложениями и идеями для помощи в этом ответственном и серьезном вопросе.

Прежде, чем выбрать подрядчика, подумайте и составьте список Ваших ожиданий от предстоящего события. Это может быть презентация новых продуктов и услуг компании для Ваших дилеров и поставщиков, или обсуждение стратегии и планов корпоративного развития, или встреча партнеров и т.д. И в каждом из этих событий есть своя, особая специфика, требующая специальных инструментов для реализации и грамотного планирования.

Важно понимать и характер аудитории, как внутрикорпоративной, так и внешней, если Вы планируете такое событие, как организация выставки.

Понимание характера участников, характера проекта станет первой ступенькой к будущему успешному событию.

Организация конференций – поиск подрядчиков.

Вторая значимая опция – это выбор правильного подрядчика. Выбирая агентство, обычно ориентируются на портфолио, опыт и отзывы. Помимо этого, важнейшим элементом является личный контакт с представителями агентства. Не бойтесь задавать сложные вопросы, озвучивать риски и ожидания и внимательно фиксируйте решения, предлагаемые подрядчиками, оперативность реакции, внимательность и честность в подходе.

К примеру, зачастую наши клиенты просят нас помочь с выбором площадки для предстоящий конференции. Помимо ценового фактора, месторасположения и уровня площадки, мы оцениваем и ее «подводные камни» - коммуникабельность и профессионализм обслуживающих служб, наличие необходимого оборудования и его качество, освещение залов, вентиляция, парковка и комфорт проезда к месту проведения, возможность и удобство размещения информационных стоек и баннеров, акустика, вопросы безопасности и множество других факторов, которым не принято уделять внимание, но без которых, невозможна качественная организация конференций и мероприятий.

Организация выставки - решения.

Немаловажным моментом при организации выставки является уже не площадка, поскольку, как правило, на выставках приходится работать с тем, что есть, а яркость подачи стенда компании и привлечение к нему максимального внимания посетителей выставки.

Здесь можно идти несколькими путями – визуализация, креативная трансляция, либо, моделирование информационного повода. Под визуализацией мы подразумеваем дизайн стенда. Это самая старая, и испытанная временем, практика. Яркий дизайн всегда привлекает внимание. Но сегодня на выставках большинство стендов имеют нестандартный дизайн, и посетителей становится удивить все труднее. Поэтому, приходится пробовать второе решение –креативная трансляция. Эта опция предполагает ряд активностей, шоу, тематических перформансов в процессе работы стенда. Шоу и представления также могут привлечь внимание аудитории. Но, пожалуй, самым нестандартным и эффективным решением сегодня можно назвать создание информационного повода при организации выставки. Это – некое мощное и позитивное шоковое решение, привлекающее внимание максимального количества аудитории выставки. Информационным поводом может стать нестандартный флеш-моб, значимая социальная акция, необычная медийная трансляция, вирусная маркетинговая фишка, либо, просто, некое интерактивное действие, которого не ждут, и которое однозначно вызовет положительную и сильную реакцию. Так примеру, для одних из наших клиентов – строительной компании, мы организовали медийную инсталляцию, демонстрирующую самые необычные дома мира, показав таким образом, что продукт компании позволяет в реализации самых безумных архитектурных идей. Трансляция вызвала мощный резонанс и превратилась в самое обсуждаемое событие на выставке, на которой, помимо наших клиентов, было представлено более 200 стендов различных строительных компаний.

Таким образом, четкое планирование, тщательность в выборе подрядчика и внимание ко всем составляющим будущего проекта, позволит превратить Ваше деловое событие – выставку, конференцию, презентацию в мощный инструмент, работающий на рост прибылей и продаж вашей компании, и соответственно, на Ваш персональный успех.

артист на корпоратив