Организация и проведение конференций.
Конференции и деловые события – неотъемлемая часть бизнес-процессов в
любой динамичной компании. С чего нужно начинать планирование
конференции, выставки, делового evente?
Во-первых, с определения задач предстоящего события и выбора
надежного и профессионального исполнителя. К примеру, набирая в поиске –
«организация конференций Москва» или «организация конференций за границей»,
Вы получаете множество вариантов от различных event-агентств с
предложениями и идеями для помощи в этом ответственном и серьезном
вопросе.
Прежде, чем выбрать подрядчика, подумайте и составьте список Ваших
ожиданий от предстоящего события. Это может быть презентация новых
продуктов и услуг компании для Ваших дилеров и поставщиков, или
обсуждение стратегии и планов корпоративного развития, или встреча
партнеров и т.д. И в каждом из этих событий есть своя, особая специфика,
требующая специальных инструментов для реализации и грамотного
планирования.
Важно понимать и характер аудитории, как внутрикорпоративной, так и внешней, если Вы планируете такое событие, как организация выставки.
Понимание характера участников, характера проекта станет первой ступенькой к будущему успешному событию.
Организация конференций – поиск подрядчиков.
Вторая значимая опция – это выбор правильного подрядчика. Выбирая
агентство, обычно ориентируются на портфолио, опыт и отзывы. Помимо
этого, важнейшим элементом является личный контакт с представителями
агентства. Не бойтесь задавать сложные вопросы, озвучивать риски и
ожидания и внимательно фиксируйте решения, предлагаемые подрядчиками,
оперативность реакции, внимательность и честность в подходе.
К примеру, зачастую наши клиенты просят нас помочь с выбором площадки
для предстоящий конференции. Помимо ценового фактора, месторасположения
и уровня площадки, мы оцениваем и ее «подводные камни» -
коммуникабельность и профессионализм обслуживающих служб, наличие
необходимого оборудования и его качество, освещение залов, вентиляция,
парковка и комфорт проезда к месту проведения, возможность и удобство
размещения информационных стоек и баннеров, акустика, вопросы
безопасности и множество других факторов, которым не принято уделять
внимание, но без которых, невозможна качественная организация конференций и мероприятий.
Организация выставки - решения.
Немаловажным моментом при организации выставки является уже не
площадка, поскольку, как правило, на выставках приходится работать с
тем, что есть, а яркость подачи стенда компании и привлечение к нему
максимального внимания посетителей выставки.
Здесь можно идти несколькими путями – визуализация, креативная
трансляция, либо, моделирование информационного повода. Под
визуализацией мы подразумеваем дизайн стенда. Это самая старая, и
испытанная временем, практика. Яркий дизайн всегда привлекает внимание.
Но сегодня на выставках большинство стендов имеют нестандартный дизайн, и
посетителей становится удивить все труднее. Поэтому, приходится
пробовать второе решение –креативная трансляция. Эта опция предполагает
ряд активностей, шоу, тематических перформансов в процессе работы
стенда. Шоу и представления также могут привлечь внимание аудитории. Но,
пожалуй, самым нестандартным и эффективным решением сегодня можно
назвать создание информационного повода при организации выставки. Это –
некое мощное и позитивное шоковое решение, привлекающее внимание
максимального количества аудитории выставки. Информационным поводом
может стать нестандартный флеш-моб, значимая социальная акция, необычная
медийная трансляция, вирусная маркетинговая фишка, либо, просто, некое
интерактивное действие, которого не ждут, и которое однозначно вызовет
положительную и сильную реакцию. Так примеру, для одних из наших
клиентов – строительной компании, мы организовали медийную инсталляцию,
демонстрирующую самые необычные дома мира, показав таким образом, что
продукт компании позволяет в реализации самых безумных архитектурных
идей. Трансляция вызвала мощный резонанс и превратилась в самое
обсуждаемое событие на выставке, на которой, помимо наших клиентов, было
представлено более 200 стендов различных строительных компаний.
Таким образом, четкое планирование, тщательность в выборе подрядчика и
внимание ко всем составляющим будущего проекта, позволит превратить
Ваше деловое событие – выставку, конференцию, презентацию в мощный
инструмент, работающий на рост прибылей и продаж вашей компании, и
соответственно, на Ваш персональный успех.
